Binnen elk bedrijf groeit de hoeveelheid informatie dagelijks. Hoe groter de stapel (digitale) documenten wordt, hoe lastiger het kan zijn om ze goed te ordenen en goed te bewaren. Een goed Document Management System biedt hierbij uitkomst. Zo’n DMS, zoals het systeem wordt afgekort, is ideaal om alle informatie op een gestructureerde manier op te slaan en te archiveren. Een DMS zorgt ervoor dat je binnen heel het bedrijf overzichtelijk en efficiënt kunt werken. Dit werkt tijdbesparend en dus uiteindelijk ook kostenbesparend. Daarnaast zorgt een goed Document Management System ervoor dat je al je documenten veilig en volgens wettelijke bepalingen bewaart. Hoe dat precies in zijn werk gaat, lees je in dit blog. 

Sla je informatie veiliger op

Alle bedrijfsinformatie digitaal opslaan? Sommige managers vinden het maar een riskant idee. Begrijpelijk, maar toch is het zo dat het risico op verlies van papieren documenten een stuk groter is. Onoplettendheid, diefstal of brand kan er al voor zorgen dat fysieke documenten voor altijd kwijtraken. Daarbij komt het feit dat een goed DMS veiligheid hoog in het vaandel heeft staan en de voorzorgsmaatregelen heeft genomen om documenten te beveiligen. Zo is het afschermen van gevoelige informatie zeer goed te regelen. Voor alle documenten is het bijvoorbeeld mogelijk om de toegankelijkheid, archivering en vernietiging in te richten met rechten, bevoegdheden en protocollen.  

Toegang tot informatie goed regelen

Met een DMS is het ook mogelijk om de juiste personen toegang te geven tot de juiste bestanden. Hiermee kun je eenvoudig voorkomen dat informatie in verkeerde handen valt. Ook wanneer je samenwerkt met externe partijen is het mogelijk om de toegangsrechten goed te beheren. Daarnaast houdt een Document Management System rekening met de naleving van Europese privacywetgeving. Je kunt namelijk precies aangeven hoe lang een bepaald document bewaard moet blijven. Hetzelfde geldt voor wettelijke vernietigingstermijnen.

Veiliger, maar ook efficiënter

Een Document Management System maakt de opslag van documenten niet alleen veiliger, het zorgt er ook voor dat je als organisatie efficiënter werkt. Zo vind je binnen een DMS eenvoudig documenten terug die je lang geleden aangemaakt hebt. Daarnaast werk je binnen de organisatie tegelijkertijd aan hetzelfde document, wat de efficiëntie ook bevordert. Met een Document Management Systeem kun je als bedrijf de volgende stap zetten in documentbeheer en bespaar je tijd en geld.